在信息化快速發(fā)展的當(dāng)下，隨著人們對(duì)信息需求的增強(qiáng)，檔案信息的安全性以及信息資源使用的便捷性受到到前所未有的關(guān)注，這就使得檔案管理工作者面臨著越來(lái)越重的責(zé)任，一旦檔案管理工作中出現(xiàn)安全漏洞就會(huì)帶來(lái)巨大的損失，但是只顧保密性而忽視使用便捷性又不符合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需求，因此，如何兩者兼顧從而推動(dòng)檔案管理工作快速有效發(fā)展是當(dāng)前檔案管理工作者需要認(rèn)真思考的重要課題。

一、做好檔案信息保密工作的措施

1、加大對(duì)檔案保密工作的宣傳力度

　　對(duì)檔案保密工作的重要性進(jìn)行宣傳是當(dāng)前檔案管理工作的重要要求，同時(shí)也是檔案管理工作者的職責(zé)所在。要加強(qiáng)保密宣傳，使得檔案信息資源使用者能夠?qū)n案保密法規(guī)有所了解，要對(duì)相關(guān)的違法行為以及責(zé)任加以明晰，從而避免出現(xiàn)相應(yīng)的犯法狀況。對(duì)于我國(guó)檔案法制建設(shè)來(lái)說(shuō)，還會(huì)受到社會(huì)環(huán)境的影響，比如宣傳不到位和執(zhí)行力度不強(qiáng)等，所以，要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案法制建設(shè)的相關(guān)宣傳工作，使得社會(huì)公眾對(duì)檔案保密工作有所了解，增強(qiáng)檔案保密意識(shí)，真正做到依法保密。

2、明確職責(zé)，強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識(shí)和管理素質(zhì)

　　因?yàn)闄n案管理工作具有一定的特殊性，也因此擔(dān)負(fù)著比其他工作者更多的責(zé)任和義務(wù)，這些檔案管理工作者對(duì)檔案的安全性負(fù)有直接性的責(zé)任，因此在工作的過(guò)程中要有過(guò)硬的本領(lǐng)與技能，要保持清醒和警惕的頭腦，要做到手續(xù)情緒，避免出?F檔案泄露的狀況出現(xiàn)。因?yàn)楫?dāng)前檔案管理工作者在工作過(guò)程中所接觸的信息很多都是未開(kāi)放的，甚至很多都是涉及到機(jī)密性質(zhì)的，這些信息往往會(huì)隨著管理者的社會(huì)活動(dòng)帶到多個(gè)場(chǎng)合中，有時(shí)候在不知不覺(jué)中就將信息泄露了出去，因此，對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)，不管是在什么樣的環(huán)境下，不管在怎樣的場(chǎng)合之中，都應(yīng)當(dāng)提高檔案保密意識(shí)，要重視檔案信息安全性，只有這樣才能夠切實(shí)保障不將檔案信息泄露出去。

3、建立完善檔案保密工作制度

　　不僅要制定相關(guān)的檔案庫(kù)房管理、檔案保密、檔案查閱等相關(guān)制度，相關(guān)的檔案管理工作者還應(yīng)當(dāng)依據(jù)實(shí)際的工作需求制定檔案利用權(quán)限與范圍，依據(jù)不同層次的使用者制定不同的審批手續(xù)，使得檔案利用工作能夠真正做到有章可循，在加強(qiáng)便捷性的同時(shí)使得檔案工作安全性得到有效保障。檔案管理工作的多項(xiàng)制度能夠做到簡(jiǎn)潔明了便于執(zhí)行，相關(guān)工作者在此基礎(chǔ)上要不斷總結(jié)，對(duì)制定進(jìn)行及時(shí)的修訂和完善，從而能夠?qū)n案管理以及使用行為進(jìn)行及時(shí)有效的約束和規(guī)范，從而推動(dòng)檔案使用管理工作能夠真正朝著有序的方向發(fā)展。

4、開(kāi)發(fā)利用先進(jìn)的云端服務(wù)和量子加密技術(shù)

設(shè)計(jì)更為靈活的加密系統(tǒng)，即量子安全的加密方法。這種加密方法需要能夠包含免疫已知量子攻擊的協(xié)議；還需要包含量子加密協(xié)議，對(duì)數(shù)學(xué)暴力破解免疫――這可能就需要更多資源的“量子通訊通道”了，比如說(shuō)采用光纖；最后，就是上面提到的加密靈活性，令其足以隨時(shí)應(yīng)對(duì)新出現(xiàn)的攻擊威脅。

二、如何在檔案保密的同時(shí)，做到便捷性

1、解放思想，正確處理檔案的保密與便捷問(wèn)題

　　在現(xiàn)實(shí)工作中，機(jī)密檔案應(yīng)該保密，以免對(duì)國(guó)家或集體造成損失，但保密的目的就是為了利用，是需要在一定時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制內(nèi)完成的，“保而不用”不僅會(huì)失去保的意義，更會(huì)失去檔案的存在價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用會(huì)造成危害。所以，對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏廢。為了使檔案資料得到充分合理的利用，首先要認(rèn)真做好檔案的開(kāi)放工作。開(kāi)放檔案并不意味著要放棄保護(hù)國(guó)家秘密，而是在嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密法規(guī)的基礎(chǔ)上，有序地、正確地執(zhí)行開(kāi)放檔案的政策。只有在開(kāi)放工作平臺(tái)上，才能實(shí)現(xiàn)公眾在獲取政府信息時(shí)減少障礙，提高信息獲取效率，才能真正實(shí)現(xiàn)信息獲取的便捷性，但是做好這項(xiàng)工作不僅需要相關(guān)的工作者對(duì)制度和法律有所熟悉，更應(yīng)當(dāng)對(duì)保密法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行，積極做好檔案審查等相關(guān)配套工作，從而使得檔案開(kāi)放這一工作能夠得到有序推進(jìn)。

2、由政府機(jī)關(guān)發(fā)布可供公眾查詢檔案信息目錄及便捷的獲取通道

　　政府機(jī)關(guān)應(yīng)制定相關(guān)的信息目錄引導(dǎo)公眾進(jìn)行查詢，告知公眾能夠獲得的信息和獲得信息的途徑和時(shí)間期限等，從而有效避免公眾申請(qǐng)相關(guān)政府信息過(guò)程中出現(xiàn)盲目性。
　　要盡量減少對(duì)申請(qǐng)獲取政府信息時(shí)的各種限制條件，在申請(qǐng)方式上，應(yīng)不拘泥形式，可以靈活多樣，在信息法律認(rèn)可，政府部門要接受各種形式的口頭申請(qǐng)和電子書(shū)面申請(qǐng)。
　　提高政府機(jī)關(guān)工作人員的服務(wù)意識(shí)，要明確政府機(jī)關(guān)在社會(huì)公眾申請(qǐng)獲取政府信息時(shí)的協(xié)助義務(wù)，為社會(huì)公眾提供一定的引導(dǎo)服務(wù)。具體來(lái)說(shuō)，政府機(jī)關(guān)應(yīng)以生動(dòng)和易于接受的形式對(duì)申請(qǐng)獲得信息的具體程序與手續(xù)做詳細(xì)說(shuō)明，要耐心解答，細(xì)心服務(wù)，協(xié)助公眾填寫表格和辦理手續(xù)，對(duì)于申請(qǐng)中出現(xiàn)的各種問(wèn)題要及時(shí)通知當(dāng)事人。

三、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)力度，提升檔案管理水平

　　對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，其是一種服務(wù)性較強(qiáng)的工作，檔案管理工作者不僅是管理者同時(shí)也是信息資源的服務(wù)者，尤其是在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的時(shí)代背景下，社會(huì)對(duì)于檔案信息的需求越來(lái)越凸顯，檔案類型也越來(lái)越多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足或者很難滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的力度，通過(guò)信息化的方式對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，以最大程度和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)使得檔案管理工作能夠協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)、有條不紊地進(jìn)行，只有這樣才能夠提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，才會(huì)使得檔案管理以及信息資源的提供更為便捷。但是需要注意的是，在檔案保密性有所加強(qiáng)的前提下，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新服務(wù)意識(shí)和服務(wù)理念，要對(duì)檔案信息服務(wù)環(huán)境進(jìn)行及時(shí)的改善，對(duì)服務(wù)的范圍進(jìn)行拓展，只有這樣才能夠不斷提升服務(wù)的水平，提升檔案管理工作的有效性，為檔案資源使用者提供更為便捷的通道與平臺(tái)。